内容証明の書き方

内容証明とは、いつ、いかなる内容の文書を誰から誰あてに差し出されたかということを、差出人が作成した謄本によって日本郵便株式会社が証明する制度です。

日本郵便株式会社が証明するものは内容文書の存在であり、文書の内容が真実であるかどうかを証明するものではありません。
※内容文書とは、受取人へ送達する文書をいいます。
※謄本とは、内容文書を謄写した書面をいい、差出人及び差出郵便局において保管するものです。

この内容証明という制度にはちょっとやっかいなこともあります。

それは相手が受取拒否できると言うことです。民事裁判などで係争するのであれば、受取拒否しようが文書の到達時点で意思表示がなされたとされるので、変換されても焦ってはいけません。

また、内容証明郵便が受取拒否となっても、書留で送付した文書があります。これも受取拒否されたら、相当悪質です。確信犯だと思った方が良いです。作成した書類を持って、労働基準監督署に飛び込みましょう。

 

内容証明の取り扱い

1. 文書1通のみを内容としていること。
   このため、内容文書以外の物(図面や返信用封筒等)を同封することはできません。また、為替証書や小切手等の有価証券についても同様です。
2. 次の文字又は記号によって記載されていること。
   仮名
   漢字
   数字
   英字(固有名詞に限ります。)
   括弧
   句読点
   その他一般に記号として使用されるもの
3.  一般書留とした郵便物であること。

「1」で文書1通とありますが、何枚かのページとなっていても大丈夫です。その場合はページの見開きの中央部分に印鑑を押します。
（図参照）

また、片仮名も使えます。
括弧やハイフンなども比較的自由に使用出来ます。
（　"("、"「"、"【"　等　）

「3」は書留での送付しか取り扱っていないと言うことです。
したがって、書留料金が加算されます。（最初から込みの料金にしてくれればいいのに・・・）

謄本作成（内容証明で発送出来る文書）

1. 字数・行数の制限
   謄本の字数・行数の制限は、次のとおりです。
   区別 字数・行数の制限
   縦書きの場合 ・1行20字以内、1枚26行以内
   横書きの場合 ・1行20字以内、1枚26行以内
   ・1行13字以内、1枚40行以内
   ・1行26字以内、1枚20行以内
   
   この制限は、謄本に関するものであり、内容文書には、字数・行数の制限はありません。
2. 謄本の字数の計算方法
   記号は1個1字とします。ただし、括弧は上下（横書きの場合は左右）を全体として1字とし、上（横書きの場合は左）の括弧の属する行の字数に算入します。
   （例）
   ・ %　 （1字）
   ・ m²　 （2字）
   ・ kg　　 （2字）
   ・ 英字（固有名詞に限ります。）　　 （13字）
   ・ 1行20字（記号は、1個を1字とします。以下　　 （22字）
   ・ 同じとします。）以内1枚26行以内で作成。　　　（21字）
   
   文字や数字を円、三角形、四角形等の簡単な枠で囲んだものは、各文字及び枠（1字）の合計で計算します。ただし、文中の序列を示す記号として使用されているものについては、全体として1字と計算します。
   （例）
   ・ ⑤　（2字）
   ・ ⑫　（3字）
   ・ お菓子　 （4字）
   ・ とくに ・・・ 　　 （4字）
   ・ 3月13日までに　　 （9字）
   
3. 謄本の文字又は記号の訂正等
   謄本の文字又は記号を訂正/挿入/削除するときは、その字数及び箇所を欄外又は末尾の余白に記載し、差出人の印を押印します。この場合、その訂正/削除に係る文字は明らかに読み得るように字体を残します。
   ※訂正は自分で行わずに郵便局で行った方が間違いがありません。
4. 謄本が2枚以上にわたる場合の契印
   謄本の枚数が2枚以上にわたるときは、そのつづり目に契印をすることは前記しました。
   謄本のつづり目に押印する印章は、封筒に記載された差出人の印章に限られます。ただし、差出人が1名のみの場合（複数でない場合）は、差出人の印章に代えて、「契印」等つづり目を明確に示すことができる印章を用いても構いません。
5. 謄本への差出人及び受取人の住所氏名の記載等
   謄本には、郵便物の差出人及び受取人の住所氏名をその末尾余白に付記します。ただし、その住所氏名が内容文書に記載されたものと同一であるときは、原則として、その記載を省略することができます。つまり、文章中に住所氏名を書いとけってことです。
   
   付記された文字については謄本の字数又は枚数には算入しません。
   なお、余白がないとき等は、これらの事項を別に記載して添付することができます。この場合の取扱いは付記した場合と同様です。
   

謄本の参考

 

上記は実際の謄本の写しです。この時は会社の規模と組織体系から付加金の請求はしていません。己を知り相手を知ることが戦で勝つための最も需要なことです。

さて、これは内容証明ようの原稿用紙を用いたものではなく、PCで作成したものです。ご自宅にPCとプリンタがある方は、このように作成すればよいでしょう。文字数は1行19文字に設定して作成しました。1ページは26行まで記入できます。

また、インターネットで内容証明を送付できるサービスもあるようですが、私は使ったことがありません。送信のエラー等のリスクがあるためと、文章を手に取って確認した方が間違いもありませんし、受け取るのは書面ですから、実際に手に取ってみて全体から受ける印象なども考慮したいからです。

内容は自分で考えろよ

私は弁護士でも何でもありませんし、法学部すら卒業してません。文章はすべて自分で考えたものです。参考にしたものはたくさんありますが、自分の状況に必要な法令を調べ、それを文章に起こしてゆきました。内容証明ではありませんが、以下のような文書通達をしたこともあります。

上記は、25%の割り増し分について支払われなかった分に対する督促です。

私が作成した文章を参考にしてもよいですが、あなたの状況とは違いますし、あなたが求める落としどころと必ず違うところがあるはずです。必ず文章内容を考査してください。

内容証明郵便を引受けできる郵便局

度忘れしちゃいましたが、郵便事業法で定められた資格を持つ局員じゃないと引き受けできないらしいです。普通の郵便局の場合、引き受けができない場合があり事前問い合わせが必要となります。

大きな郵便局（集配局といわれるやつです）であれば、PM5:00くらいまでならほぼ100％OKです。夜になると確実に引き受けてくれるかは疑問です。事前問い合わせをしておいた方がいいです。

持ってゆくもの

• 印鑑
• 内容証明3部
• お金

※　封筒はわざわざ事前に買わなくても大丈夫です。

料金

内容証明の加算料金（一般の内容証明の場合）
謄本 1枚　 2枚　　3枚　 4枚　 5枚
料金 430円 690円 950円 1,210円 1,470円

 

請求をしたらいきなり弁護士から連絡がきたなんてこともあります。
そのような場合は、冷静に落としどころを探りましょう。
弁護士と素人が知恵比べしても絶対に負けます。（私は勝ちましたけどね）
まずは弁護士と会って内容を確認しましょう。
場所はショッピングモールの喫茶店などを当日電話連絡するのがよいと思います。
弁護士の都合のよい時間を聞いて、2時間ほど時間の空きがあるか確認しましょう。
弁護士の事務所から30分程度で到着できる店を指定する旨伝えます。
このようなやり取りも、交渉の大切なポイントです。
非常に慎重であると相手に思わせることが大切です。
どこへでもハイハイと行くような人に思慮深い人はいません。
また、事務所に呼び出すような無礼な弁護士は、最初からなめていますので、電話があった時点で労働基準監督署にすぐ向かうと告げましょう。この時は無礼であることをハッキリ告げても問題ありません。こちら側が被害者であることを主張しましょう。
さて、弁護士に会うとおそらく企業側の見解と示談内容が提示されるはずです。
納得できるのであれば、そこで首を縦に振ってもよいのですが、とりあえず振込み確認にこだわりましょう。何かしらの誓約書等にサインを求められる場合はなおさらです。
物も貰わないでお金を払うような馬鹿な真似は決していないようにしてください。

とにかく交渉というのは気持ちが押された方の負けです。
労働基準監督署に訴えるというのはあなたの大切なカードです。自分の要求が通るまではその権利を放棄しないでください。

要求が通った後でも、犯罪なので訴えるのはこっちの勝手なんですけどね。
（守秘義務っていうのは、違法行為に対しては無効ということも覚えておきましょう）